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酒店采购流程

2015-11-10 9:50:10      点击:

 酒店采购流程

1、制定采购计划

(1)由酒店各部门根据每年物资的消耗率,损耗率和对第二年的预测,在每年年底编制采购计划和预算报财务部审核;

(2)计划外采购或临时增加的项目,并制定计划或报告财务部审核;

(3)采购计划一式三份,自存一份,其它三份交财务部。


2、审批采购计划

(1)财务部将各部门的采购计划和报告汇总,并进行审核;

(2)财务部根据酒店本年的营业实际、物资的消耗和损耗率、第二年的营业指标及营业预测做采购物资的预算;

(3)将汇总的采购计划和预算报总经理审批;

(4)经批准的采购计划交财务经理监督实施,对计划外未经批准的采购要求,财务部有权拒绝付款。


3、物资采购

(1)采购员根据核准的采购计划,按照物品的名称、规格、型号、数量、单位适时进行采购,以保证及时供应。

(2)大宗用品或长期需用的物资,根据核准的计划可向有关的工厂、酒店、商店签订长期的供货协议,以保证物品的质量、数量、规格、品种和供货要求。

(3)餐饮部用的食品、餐料、油味料、酒、饮品等等,由餐饮部经理、大厨或宴会部下单采购部,采购人员要按计划或下单进行采购,以保证供应。

(4)计划外和临时少量急需品,经总经理或总经理授权有关部门经理批准后可进行采购,以保证需用。


4、物资验收入库

(1)无论是直拨还是入库的采购物资都必须经仓管员验收;

(2)仓管员验收是根据订货的样板,按质按量对发票验收。验收完后要在发票签名或发给入库单,然后需直拨的按手续直拨,需入库的按规定入库。


5、报销及付款

(1)付款

①采购员采购的大宗物资的付款要经财务经理审核,经确认批准后方可付款;

②支票结账一般由出纳根据采购员提供的准确数字或单据填制支票,若由采购员领空白支票对方结账,金额必须限制在一定的范围内;

③按酒店财务制度,付款100元以上者要使用支票或委托银行付款结款,100元以下者可支付现款。

④要求付现金者,必须经财务部经理审查批准后方可付款,但现金必须在一定的范围内。

(2)报销

①采购员报销必须凭验收员签字的发票连同验收单,经出纳审核是否经批准或在计划预算内,核准后方可给予报销。

②采购员若向个体户购买商品,可通过税务部门开票,因急需而卖方又无发票者,应由卖方写出售货证明并签名盖章,由采购员两人以上的证明,及验收员的验收证明,经部门经理或财务经理批准给予报销。


采购部业务操作制度

1、按使用部门要求和采购申请表,多方询价、选择,填写价格、质量及供方的调查表;

2、向总经理呈报调查表,汇报询价情况,经审核后确定最佳采购方案;

3、在总经理的安排下,按采购部经理确定的采购方案着手采购;

4、按酒店及本部门制定的工作程序,完成现货采购和期货采购;

5、货物验收出现的各种问题,应及时查清原因,并向经理汇报;

6、货物验收后,将货物送仓库验收、入库,办理相关的入库手续。

7、将到货的品种、数量和付款情况报告给有关部门,同时附上采购申请单或经销合同;

8、将货物采购申请单、发票、入库单或采购合同一并交财务部校对审核,并办理报销或结算手续。


采购部食品原料采购时间

1、根据餐饮部提交的菜品原料采购计划,要求质量,按质按量按时进行采购。

2、根据餐饮部要求时间采购回菜品原料,每天上午8:30——9:00,下午16:00——16:30为菜品验收时间。

海鲜验收程序:

客人点的海鲜品种,由海鲜池负责人拿货,由XX责验收斤两数量,然后根据实际斤两数量交收银员进行核算算出售价。